Eigentlich ist es zu viel, aber wer nicht ackert, um alles zu bewältigen, ist ineffizient, oder nicht? Genau das Gegenteil ist der Fall, sagt Stefanie Bickert, Jobexpertin beim Stellenportal Indeed. Offen mit Vorgesetzten über die Arbeitslast zu sprechen, sei verantwortungsbewusst und professionell.
Gemeinsam Prioritäten bestimmen
«Am wirksamsten ist es, vorbereitet in das Gespräch zu gehen und konkrete Aufgaben zu benennen, die zu viel sind, statt die eigene Überforderung nur allgemein anzusprechen», rät die Expertin. Sie schlägt vor, es als gemeinsame Herausforderung zu formulieren, etwa: «Ich möchte, dass die Qualität meiner Arbeit weiterhin hoch bleibt, können wir gemeinsam die Prioritäten durchgehen?»
Selbst erfahrene Vorgesetzte vergessen laut der Expertin manchmal, was alles auf dem Schreibtisch landen kann. Daher am besten auch ansprechen, was regelmäßig im Hintergrund anfällt und leicht übersehen wird.
Aufgaben sortieren
Gemeinsam neu zu sortieren kann Freiräume schaffen: Welche Aufgaben sind entscheidend, was kann warten oder vielleicht an andere abgegeben werden? Manchmal haben sich im Laufe der Zeit auch kleine Aufgaben eingeschlichen, die nicht zum eigentlichen Verantwortungsbereich gehören.
Dann sollten Beschäftigte freundlich, aber bestimmt Nein sagen. Etwa so, schlägt die Jobexpertin vor: «Aktuell fehlt mir leider die Kapazität, das weiterhin mit der nötigen Sorgfalt zu übernehmen.» Zwar können Zusatzaufgaben eine Chance zur beruflichen Weiterentwicklung sein, aber wer regelmäßig überzieht, signalisiert unbegrenzte Zeit.
Den Arbeitstag klug planen
Auch wer seinen Tag realistisch plant, beugt Überlastung vor. Dazu gehören Pufferzeiten für Unvorhergesehenes. Die wichtigsten Aufgaben erledigt man laut Bickert am besten gleich zu Beginn des Tages. Dann ist man noch hochkonzentriert und startet zudem mit einem guten Gefühl in den Tag.
Wichtig ist aber auch, sich selbst den Druck zu nehmen: «Dass eine Aufgabe nicht abgeschlossen werden kann, ist oft kein persönliches Versagen, sondern Teil der Realität in komplexen Arbeitsumfeldern», sagt die Jobexpertin.
Regelmäßig Pause machen
Die Pause kürzen, um alles zu schaffen? Keine gute Idee. Laut Studien klagen Beschäftigte, die Pausen regelmäßig ausfallen lassen, deutlich mehr über Müdigkeit oder Erschöpfung, heißt es auf der Webseite des Magazins «Certo» der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG).
Ob man sich in der Pause bewegt oder kurz hinlegt, hat mit persönlichen Vorlieben zu tun. Im Idealfall sollte die kurze Auszeit aber ganz anders aussehen als die Arbeitstätigkeit. «Menschen, die viel am Schreibtisch arbeiten, sollten für Haltungswechsel und Bewegung sorgen», sagt VBG-Arbeitspsychologe Ulf Krummreich. «Diejenigen, die bereits viel Bewegung in ihrer Tätigkeit haben, für Ruheentspannung.»
